Parkinsonin laki on ajatusmalli, jonka mukaan työ laajenee täyttämään kaiken sen valmistumiseen varatun ajan. Lyhyesti: Työ täyttää sille varatun ajan.
Mallin esitti brittiläinen kirjailija Cyril Northcote Parkinson satiirisessa esseessään The Economistissa vuonna 1955. Alkuperäinen artikkeli oli tarkoitettu humoristiseksi kritiikiksi byrokraattisesta tehottomuudesta. Periaatetta voidaan kuitenkin helposti soveltaa moniin tilanteisiin henkilökohtaisesta ajanhallinnasta aina suuriin hankkeisiin asti.
Postikortin lähettäminen
Artikkelissaan Parkinson käyttää esimerkkiä iäkkäästä naisesta, joka kirjoittaa ja lähettää postikortin veljentyttärelleen. Se on hänen ainoa tehtävänsä sinä päivänä. Tehtävä veisi kiireiseltä ihmiseltä muutaman minuutin.
Mutta vanha rouva käyttää tunnin kortin etsimiseen, puoli tuntia silmälasien etsimiseen, 90 minuuttia kortin kirjoittamiseen ja 20 minuuttia sen päättämiseen, ottaako hän sateenvarjon mukaan viedessään kortin postilaatikkoon.
Koska hänellä ei ole muuta tekemistä päivän mittaan, yksinkertainen tehtävä vie häneltä koko päivän.
Teoria, josta on paljon käytännön todisteita
Parkinsonin laki kertoo, että mitä enemmän aikaa meillä on tietyn tehtävän suorittamiseen, sitä enemmän aikaa me käytämme sen suorittamiseen. Tämä johtaa usein viivyttelyyn, koska tehtävän valmistuminen tuntuu olevan aina tarpeeksi kaukana.
Ihmiset eivät halua näyttää laiskoilta, joten he löytävät ylimääräisiä asioita tehtäväksi, vaikka ne ovatkin tyhjänpäiväisiä. Jos sinulla on kuusi kuukautta aikaa suorittaa projekti, se kestää kuusi kuukautta.
Tämä laki ei ole vain teoria, vaan siitä on hyvin paljon todisteita myös käytännössä.
Jos annat itsellesi viikon kahden tunnin tehtävän suorittamiseen, tehtävä monimutkaistuu ja muuttuu pelottavammaksi, ja lopulta täyttää tuon viikon. Jos annat itsellesi koko päivän suorittaa yksinkertaisen tehtävän, on todennäköistä, että käytät koko päivän sen suorittamiseen. Toisaalta, jos annat itsellesi vain tunti tehtävän suorittamiseen, todennäköisesti onnistut suorittamaan sen yhdessä tunnissa.
Toisin sanoen, riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa sinulle annetaan tehtävän suorittamiseen, tehtävä vie saman verran aikaa.
Siksi Parkinsonin lakia voi käyttää myös toiminnan tehostamiseen. Voit hyödyntää sitä hallitsemaan ajankäyttöäsi.
Parkinson lain käyttö toiminnan tehostamiseen
Parkinsonin laki on hyvä käsite sisäistää. Silloin voit hyödyntää sitä, jotta sinusta tulee tehokkaampi ja keskittyneempi.
Lain avulla voit pyrkiä maksimoimaan tuottavuutesi. Anna tehtävälle vähemmän aikaa ja olet tuottavampi.
- Jos käyt koko päivän ajan sähköpostilaatikollasi, sinua vaivaavat jatkuvat keskeytykset ja tarkkaavaisuusongelmat. Lähettelet sähköposteja koko päivän, etkä selvä kunnolla töistäsi.
- Jos varaat päivittäin 30 minuuttia aikaa käsitellä sähköpostit, käyt läpi koko postilaatikkosi hetkessä. Tai käsittelet sähköpostit 1–3 lyhyissä, aikarajoitetussa ikkunassa päivän aikana. Näin vältät tehtävien jatkuvan vaihdon aiheuttamat tarkkaavaisuusongelmat.
Kun hyödynnät Parkinsonin lakia, pääset tehokkaammin läpi vähämerkityksellisistä, mutta välttämättömistä tehtävistä.
Käytä Parkinsonin lakia tuottavuuden parantamiseen. Tieto siitä, että sinun on suoritettava työsi klo 17.00 mennessä, auttaa sinua saamaan enemmän työtä valmiiksi lyhyemmässä ajassa.
Jos annat itsellesi vain 2 tuntia saman tehtävän suorittamiseen, se kestää 2 tuntia.
Viivyttely saa minut tekemään 2 tunnin työn 8 tunnissa. Parkinsonin laki saa minut tekemään 8 tunnin työn 2 tunnissa.
Meillä on tapana olla tehokkaampia ja tuottavampia, kun meille asetetaan rajoitteita. Meillä on myös tapana keskittyä olennaiseen, kun meillä on aikapaineita.
Strategioita Parkinsonin lain hyödyntämiseen
Parkinsonin lain tehokkaampi hallinta vaatii ajanhallinnan taitojen kehittämistä. Tällaisia strategioita ovat esimerkiksi:
- SMART-tavoitteet: aseta itsellesi selkeitä tavoitteita
- Älä pyri täydellisyyteen: sovella Pareto-periaatetta. Sen mukaan 80 prosenttia tuloksista saavutetaan vain 20 prosentilla työpanoksesta.
- Tee tarkka aikataulu: jos sinulla ei ole asetettua määräaikaa, sinusta tuntuu, että aikaa on enemmän ja todennäköisesti työskentelet hitaasti.
- Aseta itsellesi välivaiheiden määräaikoja: jaa koko tehtävä osatehtäviksi ja aseta myös niille määräajat
- Seuraa ajankäyttöäsi: se auttaa tekemään parempia arvioita ja asettamaan realistisempia määräaikoja tehtävillesi ja estää sinua tuhlaamasta aikaa.
- Käytä timeboxingia: mieti, kuinka paljon aikaa tietty tehtävä vie, aseta sille määräaika (aikalaatikko) tehtävään vaaditun ajan mukaan ja pidä siitä kiinni.
- Käytä Pomodoro-tekniikkaa: Kun käytät Pomodoro-menetelmää, et ajattele tehtävän todellista määräaikaa, vaan itsellesi asettamaasi 25 minuuttia.
Lopuksi
Oikeilla strategioilla ja Parkinsonin lain tuntemuksella voit toteuttaa projektit ja tehtävät ajallaan.
Saat ne valmiiksi lyhyemmässä ajassa ja työskentelet tehokkaammin, vaikka et ehkä pystyisikään eliminoimaan Parkinsonin lakia kokonaan.
Parkinsonin lain hyödyntäminen toiminnan tehostamiseen vaatii kuitenkin pienen määrän viisautta. Tärkein sääntö pitää mielessä on ehkä tämä:
- Tarkoitus ei ole optimoida koko elämää ja tehdä kaikki mahdolliset tehtävät kiireellä pienimmässä mahdollisessa ajassa. Tarkoitus on tehdä tehokkaammin niitä asioita, jotka hyötyvät tehokkuudesta, jotta aikaa jäisi muulle elämälle ja merkityksellisille asioille.
Jos odotat viime hetkeen, se vie vain minuutin. Parkinsonin lain korollaari